En los últimos años, el formato de inventario ha ganado mucha popularidad entre negocios y marcas. Se trata de una lista detallada con todos los elementos que forman parte del stock de una empresa y los movimientos que se hacen con ellos, como entradas y salidas.
En el pasado, el registro del stock se realizaba de forma manual y en papel, pero con el avance de la tecnología y la digitalización de numerosos sectores de la economía, surgió la necesidad de centralizar toda la información en bases de datos digitales.
Por esta razón, no son pocas las empresas que deciden descargar formato de inventario en Excel o Word. Estos formatos de control de inventario funcionan como herramientas versátiles para llevar registros detallados del stock de productos en cada unidad.
Al tener acceso digital a esta información, las empresas pueden cuantificar, analizar y gestionar de manera adecuada la administración de su mercancía. Además, esto brinda la posibilidad de contar con estados financieros fiables y oportunos para la adopción de decisiones adecuadas.
¿Cómo hacer un inventario en Excel?
Para llevar a cabo la gestión de un formato de inventario no es necesario descargar un software especializado. La mejor forma de ahorrar y contar con todas las funcionalidades que brinda esta alternativa, es aprovechar las herramientas de la suite de Office, como Excel. Para ello, solo se debe abrir un documento y crear tres hojas de cálculo en las que se añadirá la siguiente información.
Tabla de stock de productos
En este apartado se reflejan detalles de los productos en stock, como el nombre y el código, su descripción, existencias iniciales, etc. La cantidad de información dependerá de las necesidades particulares de cada empresa.
Tabla de salidas
Esta tabla refleja las salidas de productos del inventario, es decir, las ventas. Este procedimiento genera diversos datos, como por ejemplo, la fecha, el número de factura, la cantidad de productos vendidos, entre otros.
Tabla de entradas
Por último, en esta tabla se registran los datos de la mercancía que ingresa en el inventario. Aquí se detalla el número de factura de compra, el código que se le asigna al producto y la cantidad.
Una vez se establecen todos estos criterios, se debe asignar el formato de tabla a cada una. Para esto, se debe colocar el ratón en una de las celdas, dirigirse a la pestaña de insertar y seleccionar tabla. Después será posible cambiar el nombre según corresponda y escoger un estilo.
Para finalizar, hay que añadir las fórmulas que permiten automatizar los procesos, como las que sirven para buscar productos, sumar entradas y salidas, o automatizar el stock. Conviene resaltar que una forma de hacer este proceso mucho más sencillo, es descargar una plantilla de formato de inventario con todas estas funcionalidades incluidas.
¿Para qué sirve un formato de inventario?
Una plantilla de formato de inventario en Excel es la forma más sencilla y económica de llevar el control de stock de una empresa o negocio. Es una herramienta de gran ayuda en muchos aspectos relacionados con la gestión económica, además, brinda a pequeñas y medianas empresas una gran variedad de beneficios:
- Al contribuir al control del stock, ayuda a reducir costes en las siguientes compras, transporte y almacenamiento.
- Ayuda a mejorar diversos factores del proceso, pues revela cuáles son los defectos en el sistema, la mercancía que no circula y la de mayor demanda.
- Facilita el funcionamiento eficiente dentro de la empresa.
- Controla el flujo de dinero y la rentabilidad.
- Es una forma de evitar errores que puedan traer consecuencias en el futuro, como desapariciones de mercancía.
Al trabajar con un formato de inventario es posible tener completo control sobre lo que se tiene y lo que no, de esta forma es posible mejorar el rendimiento y la productividad de cualquier negocio o marca. Afortunadamente, en Internet se pueden encontrar miles de plantillas gratuitas que se pueden adaptar a las necesidades de cada negocio, solo hace falta escoger la correcta y comenzar a trabajar.
