Se le denomina gestión documental al proceso de gestión, archivado y búsqueda de información financiera, legal, operativa y de cualquier documento en general en las empresas. Aún hoy, la gran mayoría de las empresas siguen utilizando los métodos convencionales de gestión de documentos en papel y archivos físicos, lo que representa grandes sacrificios operativos.
Gestionar archivos y documentos en formato físico es un engorro. Para las empresas, representa un gasto importante en fotocopias, y estadísticamente, una pérdida de tiempo difícil de estimar -por lo considerable- de las veces que los trabajadores deben pasar buscando, copiando y llevando documentación física.
Por esa razón, la digitalización de expedientes y en general la digitalización documental, es una de las mejores alternativas para las empresas, puesto que permite hacerlas más eficientes, y con ello, incrementar su productividad.
¿Qué es la digitalización documental?
Como su nombre indica, significa que las empresas pueden migrar del formato papel al formato digital, pasando de los archivadores y almacenes para documentos, a carpetas y servidores en la nube.
En la actualidad, es una práctica consolidada, segura y escalable, por lo que cualquier empresa -sin importar su tamaño, sus necesidades o facturación- podrá encontrar soluciones en la digitalización documental, para ser más eficientes. Y dado lo escalable del servicio, cuanto más temprano se haga su funcionamiento, menos trabajosa será la implementación de estas soluciones, y más competitivas serán en el corto plazo.
¿Cuáles son sus ventajas?
Lamentablemente, se estima que actualmente más del 85% de la información de las empresas se mantiene en formato papel y en carpetas con archivos. Eso se traduce en gastos de impresión y fotocopias, y en gastos de tiempo para búsqueda de documentación, lo que lastra tanto las finanzas como el tiempo operativo de las mismas.
Ante ello, la digitalización documental ofrece interesantes ventajas:
- Fácil gestión: el archivado deja de ser manual, para simplemente arrastrar un archivo a su carpeta correspondiente. La búsqueda y consulta de información deja de representar una inversión de horas de tiempo en encontrar el papel adecuado, de forma que con parámetros de búsqueda avanzados, todo se puede encontrar en minutos.
- Evita daños: los documentos en formato físico son susceptibles de sufrir cualquier tipo de daño o deterioro. Sin embargo, la documentación digital, gracias a almacenarse en servidores seguros, con empresas consolidadas en el sector, tienen menos probabilidades de daño, deterioro o extravío.
- Seguridad mejorada: las empresas pueden estar seguras de que su documentación confidencial está bajo resguardo, y que solo tendrán acceso a ella las personas que los propietarios de dicha empresa quieran. Con eso, se aumenta enormemente la seguridad de la información de las compañías.
- Tiempo: lo que antes tomaba horas al día, ahora toma minutos o incluso escasos segundos. Todo se gestiona, se encuentra, se consulta y se procesa más fácil.
- Movilidad: el acceso remoto a la documentación y el trabajo con movilidad, es totalmente compatible con la digitalización documental, por lo que no es necesario visitar las oficinas solamente para consultar un papel.
- Reducción notable de costes: el gasto en impresiones y obtención de copias puede llegar a representar miles de euros cada año para las empresas, y eso solo en consumibles. El gasto en papel -muchas veces, subutilizado- también es importante. A eso se le suma el gasto de almacenamiento, que requiere disponer de espacio para el archivo de las propias carpetas o archivadores.
Las empresas que digitalizan sus procesos de documentación no tienen que asumir ninguno de estos costes, reduciendo sus gastos en consumibles, en papel y en espacio físico, lo que también las hace más competitivas, eficientes y ecológicas.
Sin ningún tipo de distinción, todas las empresas tienen la posibilidad de digitalizar sus procesos. La digitalización documental de expedientes, sobre todo, es uno de los procesos cruciales para mejorar la seguridad de las mismas, aumentar la productividad y la eficacia en el uso del tiempo operativo, y con ello, consolidarse en la propuesta de ser líderes en el futuro cercano.
